Whistleblowing

Noesis S.r.l. ha attivato, in conformità dell’emanato d.lgs. 24 del 10 marzo 2023, un canale interno di segnalazione, atto alla ricezione ed alla gestione delle segnalazioni in maniera conforme alla disciplina dettata.
Il decreto istituisce anche un canale esterno di segnalazione, individuando nell’ANAC l’autorità destinataria delle segnalazioni esterne, attivabile a determinate e circostanziate condizioni.

1. Chi può effettuare le segnalazioni tramite il canale e godere delle relative tutele?
La disciplina dettata dal predetto decreto è finalizzata alla tutela del c.d. whistleblower, da identificarsi nel soggetto che, senza promessa di compenso economico diretto e in buona fede, segnala comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della Società e che possono consistere in uno o più illeciti di cui al punto successivo, di cui sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

Possono effettuare segnalazioni di whistleblowing attraverso i canali attivati dalla Società, i seguenti soggetti:

I dipendenti, i collaboratori, i tirocinanti, i consulenti, nonché le persone il cui rapporto con la Società è terminato, quando le informazioni sono state ottenute nel corso di tale rapporto, e le persone che hanno fatto domanda per un posto di lavoro all’interno della società, quando le informazioni sono state ottenute nel corso del procedimento di selezione o durante in periodo di prova;
gli azionisti, i soci e i titolari di diritti di voto nell’assemblea generale della Società;
i membri del Consiglio di amministrazione e comunque tutti i soggetti che ricoprono funzioni di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
i collaboratori esterni e occasionali;
i fornitori della Società e i loro subappaltatori, nonché i membri del Consiglio di amministrazione o di sorveglianza degli stessi, i membri della direzione di tali parti contraenti e subappaltatori, nonché i loro dipendenti.

La tutela delle predette categorie di soggetti trova applicazione anche nei casi in cui la segnalazione avvenga (i) quando il rapporto tra il segnalante e la Società non sia ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o nel corso delle fasi precontrattuali; (ii) durante il periodo di prova; (iii) successivamente allo scioglimento del rapporto, se le violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

2. Quali segnalazioni posso trasmettere?
Attraverso la presente procedura possono essere segnalate o divulgate, senza compenso economico diretto e in buona fede, informazioni relative a:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
un atto, anche solo tentato, che possa comportare danno all’interesse generale e/o all’integrità della pubblica amministrazione;
una violazione o un tentativo di nascondere una violazione di un trattato internazionale debitamente ratificato o approvato dall’Italia;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno
una violazione o un tentativo di dissimulare una violazione di un atto unilaterale di un’organizzazione internazionale adottato sulla base di tale trattato, del diritto dell’Unione europea, della legge o dei regolamenti;
una violazione o un tentativo di nascondere una violazione della legge o dei regolamenti.

3. Come funziona il canale interno?
Le segnalazioni potranno essere effettuate, a scelta del segnalante, in forma scritta o in forma orale, secondo quanto disposto di seguito.

– Segnalazioni in forma orale
Per effettuare la segnalazione oralmente, è possibile contattare telefonicamente il Gestore del canale al seguente numero 028310511. La segnalazione potrà essere effettuata direttamente per via telefonica, oppure sarà possibile richiedere la fissazione di un incontro con il Gestore del canale per rilasciare la relativa dichiarazione.
– Segnalazione in forma scritta
Le segnalazioni in forma scritta potranno essere recapitate al Gestore tramite l’invio di raccomandata al seguente indirizzo:
via Spadolini 5 –Milano ( MI -20141),
indirizzando la comunicazione alla “cortese attenzione del Responsabile delle Risorse Umane”. Al fine di garantire la riservatezza delle informazioni contenute nella segnalazione, la busta dovrà essere predisposta come di seguito:
1. Il segnalante dovrà provvedere alla predisposizione di due buste: una contenente i dati identificativi e di contatto del segnalante e la fotocopia di un documento di riconoscimento ad egli riferito; l’altra contenente la segnalazione e l’eventuale documentazione a supporto allegata. 2. Le due buste, singolarmente e separatamente sigillate, andranno inserite in una terza busta, anch’essa sigillata.
3. La terza busta, contenente le due precedenti, andrà contrassegnata chiaramente con la dicitura “RISERVATA” e destinata al Gestore all’indirizzo sopra indicato.

4. Quali informazioni deve contenere la segnalazione ai fini dell’ammissibilità?
Affinché la segnalazione sia ammissibile dovrà contenere almeno le seguenti informazioni:

i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Le segnalazioni ritenute inammissibili saranno oggetto di archiviazione. Quelle circostanziate ma anonime saranno gestite come indicato nel punto seguente.

5. È possibile effettuare una segnalazione anonima?
In caso di ricezione di segnalazioni in forma anonima, queste saranno comunque oggetto di disamina e valutazione da parte del Gestore.
Non sarà dato seguito alle segnalazioni in forma anonima che non siano sufficientemente dettagliate e circostanziate. Qualora, di contro, queste dovessero risultare sufficientemente circostanziate, saranno equiparate a segnalazioni ordinarie. Tali segnalazioni saranno comunque registrate dal Gestore e, qualora il segnalante dovesse essere identificato in corso di istruttoria, allo stesso saranno garantite le medesime tutele previste per il whistleblower.

6. Quali sono i rischi a fronte di una segnalazione priva di fondamento?
Il segnalante non corre alcun rischio, in quanto non è tenuto a garantire la fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione, la cui fondatezza sarà oggetto di analisi da parte del Gestore e della Società.
Tuttavia, è importante che, al momento della segnalazione, il segnalante abbia ragione di ritenere che il contenuto della medesima sia vero e che non siano segnalati fatti che il segnalante sappia essere infondati.
Qualora alla segnalazione sia dato seguito ed emerga che è stata trasmessa in mala fede, al solo fine di rivolgere false accuse di commissione di illeciti nei confronti di qualcuno o della Società, ciò potrà comportare nei confronti del segnalante in mala fede l’applicazione di sanzioni disciplinari, nonché civili, penali o amministrative.

7. Cos’è e quando poter ricorrere al canale esterno.
Il Decreto ha previsto l’istituzione di un canale esterno di segnalazione, individuando nell’ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione) l’autorità destinataria delle segnalazioni esterne. Il canale di segnalazione esterna è disponibile al link https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing ed è attivabile ogniqualvolta:

non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ad es. per un conflitto di interesse del Gestore, ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679

Ai sensi del Regolamento Europeo n. 2106/679 (GDPR) in materia di protezione dei dati personali e della vigente normativa nazionale, desideriamo fornirle alcune informazioni relative al trattamento dei dati personali forniti al momento della segnalazione di whistleblowing mediante il canale di segnalazione interna messo a disposizione da Noesis S.r.l. (di seguito la “Società”), in conformità al d. lgs. n. 24/2023.

Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento è la società Noesis S.r.l., con sede legale in via Spadolini 5 –Milano (MI -20141).

Natura dei dati raccolti e del conferimento

La Società raccoglie i dati personali strettamente necessari per la gestione ed elaborazione delle segnalazioni ricevute tramite il proprio canale interno di whistleblowing; in particolare, la Società raccoglie dati identificativi e di contatto del soggetto segnalante e, ove applicabile, i dati relativi al suo ruolo in azienda o al rapporto che lega o ha legato il segnalante alla Società, nonché i dati personali di terzi contenuti nella segnalazione, quali, a titolo esemplificativo, l’identità dei soggetti indicati nella segnalazione e altre informazioni a loro attribuibili.

Eventuali dati particolari di cui all’art. 9 del GDPR saranno trattati solo se strettamente necessari per la gestione della segnalazione.

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità del trattamento; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali raccolti vengono trattati per le seguenti finalità:

a) gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n.24/2023, in conformità alla legge applicabile e alle procedure interne della Società;

b) adempimento degli obblighi di legge connessi alla segnalazione;

c) per l’eventuale difesa in giudizio.

La base giuridica legittimante il trattamento nei casi a) e b) è l’obbligo giuridico del Titolare chiamato all’adempimento degli obblighi di cui al d.lgs. 231/2001 e al d.lgs. 24/2023 (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).

Per le finalità di cui alla lettera c) la base giuridica è il legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

Modalità di trattamento

In relazione alle finalità indicate, il trattamento dei dati personali in oggetto avverrà mediante supporti cartacei ed elettronici, nel rispetto dei principi di minimizzazione, correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza e i diritti del soggetto interessato, come riconosciuti dalla vigente normativa e nel pieno rispetto della stessa.

I dati saranno trattati dal gestore del canale interno per le segnalazioni incaricato dalla Società, dall’Organismo di Vigilanza nominato dalla Società e dai soggetti competenti a dar seguito alle segnalazioni eventualmente nominati incaricati o responsabili del trattamento entro i limiti e per le finalità sopra descritte.

Periodo di conservazione

I dati forniti saranno conservati per il periodo di tempo necessario alla gestione della segnalazione. Nello specifico i dati personali forniti saranno trattati per un periodo variabile a seconda della natura della segnalazione e del processo che sarà intrapreso ai fini della sua corretta gestione e risoluzione, tenendo conto dell’eventuale necessità di adempiere ad un obbligo di legge o ad una procedura aziendale e comunque per un periodo non superiore ai 5 anni dalla chiusura dell’indagine attivata in conseguenza della segnalazione.

Comunicazione a terzi dei dati personali

Per il conseguimento delle finalità di cui sopra, i dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi ai quali la Società affida talune attività (o parte di esse). Tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento dalla Società, qualora ne ricorrano i presupposti, e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a. consulenti (ad es. studi legali, professionisti incaricati della gestione delle segnalazioni) b. agenzie investigative.

I dati potranno inoltre essere comunicati, su richiesta o ove ne ricorrano i presupposti, ad autorità pubbliche, all’autorità giudiziaria o a organi di polizia.

I dati personali non saranno trasferiti in Paesi che si trovano al di fuori della Unione Europea.

Diritti dell’interessato

Il GDPR conferisce specifici diritti, tra cui: (i) diritto di accesso ai dati, (ii) il diritto di chiederne la rettifica, la cancellazione, o la limitazione del trattamento, (iii) il diritto di opporsi al trattamento, (iv) il diritto alla portabilità dei dati, (v) il diritto di revocare il consenso al trattamento, in qualsiasi momento, (vi), il diritto all’oblio. In conformità a quanto stabilito dall’articolo 2-undecies del d.lgs. 196/2003, l’esercizio di tali diritti sarà consentito a condizione che esso non infici l’esecuzione degli obblighi di cui al d.lgs. 24/2023. Tali diritti potranno essere esercitati inviando una comunicazione all’indirizzo e-mail contact@noesis.net..

Il soggetto interessato ha, altresì, il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, nel caso in cui ravvisasse una violazione o un abuso nel trattamento dei propri dati ai sensi della vigente normativa.

Noesis S.r.l.